Directeur(trice) adjoint(e), Implantation / Assistant Director, Implementation

Montreal, Quebec, Canada .
full-time . April 20, 2021

Description

DIRECTEUR(TRICE) ADJOINT(E), IMPLANTATION

Description de l’entreprise

L’ASEQ est une entreprise dynamique au service des étudiants universitaires et collégiaux du Québec et du Canada. ASEQ offre aux étudiants des régimes d'assurance collective et d'autres produits non liés à l'assurance comme les PAE et la télémédecine à des coûts avantageux. L'ASEQ est le leader canadien en matière d'assurance santé, dentaire et voyage pour les étudiants.

Aperçu général

En tant que Directeur adjoint, Implantation, le titulaire du poste devra gérer les processus opérationnels liés à la mise en œuvre des services et des produits. Le titulaire devra être autonome, posséder un excellent souci du détail et un excellent sens de l'organisation. Le titulaire devra également avoir une excellente connaissance et compréhension des politiques d'assurance collective et de l'industrie au Canada.
Le titulaire aura deux employés partiellement sous sa supervision : la Coordonnatrice, Conformité et Produits, et l’Adjointe aux renouvellements.
Le lieu de travail est au bureau de l'ASEQ à Montréal, situé au centre-ville.
Le titulaire travaillera généralement 35 heures par semaine au bureau de Montréal. Pendant la pandémie de COVID-19, le titulaire travaillera principalement à domicile.
Le titulaire commencera dès que possible.
Le titulaire travaillera généralement de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi.

Tâches

Sous la supervision directe de la Directrice, Services aux membres, le Directeur adjoint, Implantation accomplira les tâches suivantes :

Masterchart (60%):

Gérer et coordonner le processus Masterchart, le système interne de l'ASEQ qui confirme tous les éléments liés aux produits et services à l'équipe des opérations et aux départements. Cela comprend, sans s'y limiter, les tâches suivantes:

Coordonner avec l'équipe de Partenariats et Développement (P&D) tous les changements et/ou ajouts d'avantages, de primes et de frais ;
Coordonner avec l'équipe P&D tous les produits autres que l'assurance sélectionnés par les associations étudiantes partenaires, ainsi que les règles commerciales liées à ces produits ;
S'assurer que les taux d'imposition appliqués à tous les produits d'assurance et de non-assurance par l'équipe P&D reflètent les normes actuelles, selon les validations effectuées avec le département de la comptabilité ;
Maintenir et mettre à jour l'outil de gestion interne pour les bénéfices, les primes et les frais ;
S'assurer que toutes les primes et tous les frais sont approuvés avec les courtiers d'assurance dans les délais applicables ;
Coordonner avec les assureurs partenaires la mise à jour et l'exécution des nouvelles polices d'assurance et des contrats pour tous les clients ;
S'assurer que toutes les polices d'assurance sont révisées annuellement par les courtiers d'assurance agréés ;
Réviser les fiches d'information, des fiches de référence pour le soutien des clients produites par l'équipe de communication pour P&D, qui mettent en évidence les avantages et les limites des produits ;
Soutenir l’Adjointe aux renouvellements dans sa production de rapports de renouvellement et autres rapports d'assurance.

Processus de l’accueil (15%):

Gérer tous les aspects de l'accueil des nouveaux clients, produits et/ou services, ce qui inclut :

· Avant de procéder à la mise en œuvre, agir en tant que contact principal pour l'équipe P&D afin de communiquer les options de configuration du client, les limitations éventuelles et les délais ;

· Coordonner avec l'équipe P&D pour obtenir des détails, clarifier les exigences et établir des dates de livraison pour les tâches du projet ;

Coordonner l'achèvement des guides de mise en œuvre, des formulaires d'accueil ou d'autres documents de soutien internes ;
S'assurer que tous les détails sont communiqués à l'équipe des opérations pour la mise en œuvre en arrière-plan ;
Doit se tenir au courant des responsabilités et du flux de travail interne au sein de chacune des équipes concernées afin de s'assurer que les directives appropriées sont fournies et que la mise en œuvre se déroule sans heurts.

Termes & Conditions (15%):

Le Directeur adjoint, Implantation, supervisera le projet des modalités et conditions, un document produit par l'ASEQ qui décrit les règles commerciales de chaque produit et service pour chaque client. Ce projet est réalisé sur une base annuelle, et comprend :

Superviser la Coordonnatrice, Conformité et Produits, qui est chargée de coordonner la production de nouvelles conditions générales ou la mise à jour des conditions existantes avec les différents départements ;
S'assurer que le planning et les délais de production sont respectés, et donner l'approbation finale sur le contenu.

Autres (10%):

Le Directeur adjoint, Implantation devra également :

Coordonner le processus de production des rapports annuels de réclamation, exécuté par l’Adjointe aux renouvellements et le service des communications pour chaque association étudiante partenaire ;
À l'occasion, le titulaire sera appelé à faire des recherches et à examiner les bénéfices des régimes d'assurance, et à fournir une analyse de ses conclusions.

Exigences

Le titulaire doit posséder les qualifications suivantes :

Excellentes compétences en français et en anglais, à l'oral et à l'écrit
Baccalauréat, dans un domaine pertinent est un atout
Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, Excel, Word
Minimum de 3 ans d'expérience dans le domaine de l'assurance collective
Qualités recherchées : autonomie, souci du détail et sens de l’organisation.

Rénumération

Le salaire varie en fonction des compétences et de l'expérience du titulaire.
Le salaire est versé sur une base annuelle, indépendamment des heures travaillées chaque semaine.

Information

Les personnes intéressées peuvent acheminer leurs questions ou leur dossier de candidature, composé d’un curriculum vitae et d’une lettre d’intention à Dominique De Jay au ddejay@aseq.com.
Seules les personnes candidates retenues pour une entrevue seront contacté.

Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

ASSISTANT DIRECTOR, IMPLEMENTATION

Company Description

ASEQ is a dynamic company serving university and college students across Quebec and Canada. It offers students group insurance plans and other non-insurance products like EAPs and Telemedicine at attractive costs. ASEQ is the Canadian leader in health, dental and travel insurance for students.

General Overview

As the Assistant Director, Implementation, the incumbent will operate the business processes relating to the implementation of services and products. The incumbent will have to be autonomous, have a great attention for detail and sense of organization. The incumbent would also have an excellent knowledge and understanding of group insurance policies and industry in Canada.
The incumbent will have two employees partially under their supervision, which are the Coordinator, Compliance and Products and the Renewals Assistant
The workplace is ASEQ’s Montreal office, located in the downtown core
The incumbent will generally work 35 hours per week at the Montreal office. During the COVID-19 pandemic, the incumbent will mainly be working from home.
The incumbent will start as soon as possible
The incumbent will generally work from 9 a.m. to 5 p.m., Monday to Friday.

Tasks

Under the direct supervision of the Director, Member Services, the Assistant Director, Implementation will perform the following tasks:

Masterchart (60%):

Manage and coordinate the Masterchart process, ASEQ’s internal system which confirms all elements related to products and services to the Operations team and departments. This includes, but is not limited to:

Coordinating with the Partnerships & Development (P&D) team all changes and/or additions of benefits, premiums and fees;
Coordinating with P&D team on all non-insurance products selected by partner student associations, and the business rules attached to those products;
Ensuring that the tax rates applied to all insurance and non-insurance products by P&D team reflect current standards, per validations done with the Accounting department;
Maintaining and updating the internal management tool for the benefits, premiums and fees;
Ensure that all premiums and fees are approved with insurance brokers by the applicable deadlines;
Coordinate with partner insurers to update and execute new insurance policies and contracts for all clients;
Ensuring all insurance policies are reviewed by the licensed insurance brokers annually;
Review the Fact Sheets, client support reference sheets produced by Communications team for P&D which highlight product benefits and limitations;
Support the Renewal Assistant in her production of renewal and other insurance reports.

Onboarding (15%):

Manage all aspects of onboarding new clients, products and/ or services, which includes:

Prior to implementation, acts as the primary contact for P&D team to communicate options for client configuration, any limitations and timelines;
Coordinating with the P&D team to obtain details, clarify requirements, and establish delivery dates for tasks in the project;
Coordinating the completion of any Implementation guides, onboarding forms, or other internal support documents;
Ensures all details are communicated to the Operations team for implementation on the back end;
Must remain up to date on the responsibilities and internal workflow within each of the affected teams to ensure that appropriate direction is provided and ultimately a smooth implementation is achieved.

Terms & Conditions (15%):

The Assistant Director, Implementation will oversee the project of Terms & Conditions, an ASEQ-produced document the outlines the business rules of each product and service for every client. This project is completed on an annual basis, and includes:

Supervising the Coordinator, Compliance & Products who is responsible for coordinating with the various departments to produce new, or update existing, Terms & Conditions;
Ensures production planning and timelines are respected, and gives final approval on the content.

Other (10%):

The Assistant Director, Implementation will also:

Coordinate the production process of the Annual Claim Reports, executed by the Renewals Assistant and the Communications department for each partner student association;
Occasionally be called on to research and review insurance plan benefits, and provide an analysis of their findings.

Requirements

Applicants must have the following qualifications:

Excellent French and English, spoken and written skills
Bachelor’s degree, in a relevant field is an asset
Good knowledge of Microsoft Office suite, excel, word
Minimum 3 years’ experience in the field of group insurance
Desired qualities: strong organizational skills, autonomy, attention to detail, organization.

Salary

The salary varies according to the competencies and experience of the incumbent.
The salary is paid on an annual basis, regardless of the hours worked each week.

Information

Interested candidates should forward their questions or application, consisting of a resume and a letter of intent to Dominique De Jay at ddejay@aseq.com.
Only those candidates selected for an interview will be contacted.

The masculine form is used to lighten the text, without prejudice to the feminine form.

Know someone who would be a perfect fit? Let them know!